Hoe organiseer je een evenement

Marieke Stopel, freelance consultant (o.a. creatieve campagnes ingevuld voor organisaties als Max Havelaar, Globalicious en verschillende gemeenten) heeft door middel van een interactieve workshop de deelnemers een betere kijk gegeven op hoe je succesvol een (publieke) activiteit voor de Fairtrade Gemeente Campagne organiseert.

Drie groepen zijn aan de slag gegaan met het bedenken van een activiteit voor een gemeente [Gouda, Enkhuizen of Enschede] om draagvlak te vergroten voor Fairtrade in die specifieke gemeente.

Tijdens het uitvoeren van de opdracht, door het uitwisselen van ervaringen met andere groepsleden, met de feedback van de andere groepen en met een aantal duidelijke vraagstellingen van Marieke Stopel is het voor de groepen helder geworden dat onder andere de volgende aspecten zeer belangrijk zijn bij het organiseren van een succesvolle activiteit:

a) Formuleer een duidelijke doelstelling;

b) Omschrijf helder de doelgroep die je wilt bereiken en beschrijf hun leefwereld;

c) Bedenk een concept dat bij deze doelgroep past en de doelstelling haalt;

d) Betrek de doelgroep bij het bedenken en de uitvoering van de activiteit;

e) Zet een positieve, creatieve, opvallende activiteit op; een activiteit die door de deelnemers/het publiek onthouden wordt;

f) Laat de activiteit aansluiten bij een bestaand evenement dat succesvol is bij de doelgroep;

g) Gebruik communicatietools die passen bij de doelgroep;

h) Communiceer in de taal van de doelgroep;

i) Communiceer veelvuldig voor en na het event, gebruik beeldmateriaal;

j) Stel één centrale projectmanager aan en zorg voor een volledig draaiboek: laat niets aan het toeval over;

k) Indien er nauwelijks ervaring is met het organiseren van succesvolle (publieke) events, betrek professionals erbij voor advies, ontwikkeling van een concept en organisatie van de activiteiten;

l) Zet ook bestaande succesvolle concepten in, je hoeft niet het wiel opnieuw uit te vinden.